SUBVENCIONES INSTITUCIONALES
Información sobre las subvenciones otorgadas
Esta sección ofrece orientación para los beneficiarios actuales sobre el manejo de la subvención otorgada por la Fundación Tinker y responde a las preguntas frecuentes.
Directrices específicas sobre la subvención
Período del proyecto
Los recursos de la subvención no se podrán utilizar para el pago de costos del proyecto incurridos antes de la fecha oficial de inicio de la subvención. Se podrá extender el período de la subvención para acomodar la necesidad de utilizar completamente los recursos de la subvención más allá de la fecha aprobada para completarla. Esto requiere autorización previa por escrito de la Fundación.
Costos indirectos
Usted puede incluir un máximo de 15% en el presupuesto del proyecto para costos indirectos atribuidos a la implementación del proyecto. Proporcione una descripción de lo que está incluido en los costos indirectos. Los oficiales del programa analizan las solicitudes para costos indirectos como parte de la revisión general del presupuesto de proyecto que hacen y las aprueban caso por caso.
Gastos de equipos
Observe que raramente financiamos adquisiciones de equipo pesado para cualquier artículo tangible que tenga una vida útil superior a un año y un valor igual o superior a USD5.000. Sin embargo, si su organización cuenta con la clasificación 501(c)(3), las adquisiciones de equipo pesado serán permitidas a criterio del oficial del programa y serán analizadas como parte de la revisión general del presupuesto del proyecto. Si tiene alguna inquietud, contáctenos.
Modificación de la subvención
Si la Junta Directiva aprueba una propuesta y usted precisar actualizar el presupuesto o proponer un uso alternativo de fondos distinto a lo que fue propuesto y aprobado, consulte con su oficial del programa. Las modificaciones de más de USD10.000 en cualquier renglón del presupuesto del proyecto deben tener aprobación previa por escrito de la Fundación.
Requisitos de informes narrativos y financieros
La Fundación exige la presentación de informes interinos y finales de la subvención que sean informativos y se presenten oportunamente. Los informes narrativos y financieros deben enviarse informes por medio de la plataforma Fluxx, el portal en línea de la Fundación, hasta la fecha de vencimiento especificada en el contrato de subvención de la Fundación. En casos en que los informes estén atrasados significativamente o demuestren progreso insatisfactorio hacia los objetivos del proyecto, podemos cancelar cualquier pago pendiente o futuro y/o solicitar al beneficiario que envíe de regreso los fondos que no se han gastado.
Informes narrativos
Lea atentamente las siguientes directrices antes de preparar la propuesta y antes de ingresar al sitio web. Cerciórese de tener tiempo suficiente para ingresar los datos al Fluxx.
En general, los informes interinos de 4 a 6 páginas y los informes finales de 5 a 10 páginas son adecuados. Siéntase en plena libertad de adjuntar cualquier otra información que considere relevante. Observe que todos los informes a la Fundación deben ser enviados en inglés, salvo acuerdo en contrario con la Fundación Tinker.
Los informes de responsabilidad adicional de gastos (Expenditure Responsibility, ER, por su sigla en inglés), con vencimiento fuera de las fechas regulares de 1º de mayo y 15 de septiembre, deben incluir apenas la pregunta No. 2 abajo (es decir, describir las actividades que sucedieron durante el período del informe de responsabilidad adicional).
Informes interinos
- Resuma brevemente el objetivo del proyecto.
- Describa las actividades que sucedieron y el progreso respecto a los objetivos del proyecto y cualquier resultado inicial (por ejemplo, productos generados) y resultados (por ejemplo, resultados, efectos) de su trabajo.
- Describa cualquier desafío u oportunidad significativa (interno y externo) que haya surgido durante la ejecución del proyecto durante el año anterior y cómo usted lo abordó.
- Adjunte copias de los links a cualquier cobertura de prensa o para las principales actividades de redes sociales relacionadas al proyecto (si corresponde)
- ¿El proyecto generó publicaciones, vídeos, grabaciones de audio etc. hasta el momento? Mándenos copias electrónicas de cualquier publicación o producto. Proporcione el URL para el material que se haya distribuido en línea.
- Describa las actividades planificadas para el próximo año, haciendo referencia al plan de trabajo presentado en su propuesta, como sea adecuado. Indique lo que haya aprendido con el proyecto o los factores externos que lo llevaron a ajustar su enfoque o planificación para el año siguiente. De conformidad con el contrato de la subvención, entre en contacto con el oficial de su programa para aprobar cualquier modificación significativa de los objetivos, el cronograma o presupuesto del proyecto.)
- Proporcione una breve actualización sobre su organización, si es relevante. Mencione cualquier transición organizacional reciente o que se anticipa, o nuevas áreas de trabajo o cambios de estrategia. Instamos a usted a compartir o sugerir cómo la Fundación Tinker puede apoyar el trabajo y los objetivos más amplios de su organización.
Informe final
- Resuma brevemente el objetivo del proyecto propuesto inicialmente.
- Proporcione un breve resumen de las actividades que sucedieron a lo largo del proyecto, así como los resultados finales (por ejemplo, productos que se generaron) y los resultados (por ejemplo, resultados, efectos). Indique si el proyecto alcanzó el objetivo establecido en la propuesta original. Si el proyecto incluía monitoreo y evaluación formal, instamos a usted a incluir datos y comentarios adicionales en un anexo.
- Describa cualquier desafío u oportunidad significativa (interno y externo) que haya surgido durante la ejecución del proyecto y cómo usted lo abordó.
- Identifique al personal del proyecto y describa sus funciones a lo largo de la vida del proyecto. Si hubo algún cambio de personal, ¿cómo afectó ese cambio al proyecto?/li>
- ¿Cómo divulgó usted los resultados del proyecto? ¿Cuál era su público meta? y ¿cómo llegó a él y lo involucró? Comparta cualquier prueba de que ese público u otros hayan utilizado esos resultados. Adjunte copias o links para cualquier cobertura de los medios de comunicación o para las principales actividades de las redes sociales. Si el proyecto incluía trabajo con comunidades o individuos, describa cómo los involucró y los informó sobre los resultados del proyecto.
- ¿El proyecto generó publicaciones, vídeos, grabaciones de audio etc.? Mándenos copias electrónicas de cualquier publicación o producto. Proporcione el URL para el material que se haya distribuido en línea.
- ¿Cuáles anticipa usted que serán los resultados a largo plazo del proyecto además del período de subvención? ¿Espera usted que los resultados del proyecto incentiven otras actividades o investigaciones en esa área? ¿Tiene valor el proyecto como modelo o demonstración de técnicas o enfoques que podrían replicarse en otro lugar?
- Describa el impacto que este proyecto tuvo en su institución, si corresponde. ¿Cuáles nuevos recursos, relacionamientos y conocimientos fortalecieron la organización como resultado de este trabajo? ¿Qué aprendizaje se lleva usted para otro trabajo? ¿Su organización continuará trabajando en este tema o área? Identifique cualquier nuevo financiamiento garantizado para trabajos relacionados en el futuro.
- Instamos a usted a compartir cualquier idea o pedido con la Fundación Tinker que ayude a ampliar los resultados o la visibilidad de este proyecto o para profundizar su impacto final.
- Invitamos a usted a compartir cualquier retroalimentación que pueda comunicar a la Fundación Tinker sobre una mejor forma de apoyar y establecer alianzas con organizaciones beneficiadas como la suya. Siéntase con toda libertad de compartir desafíos, sugerencias o prácticas positivas que usted haya encontrado entre otros financiadores.
Informes financieros
Para cada período del informe, los beneficiarios deben justificar los gastos en las categorías presupuestarias aprobadas. Si no hubo gastos o si hay una ausencia significativa de gastos de los fondos de la subvención, de una explicación por escrito de esa variación. El modelo del informe financiero estará disponible en Fluxx en cada fecha programada para el informe.
Modificaciones de la subvención
La Fundación reconoce que las circunstancias del proyecto pueden cambiar a lo largo de la vida de una subvención, creando la necesidad de modificar el cronograma de la subvención u otras condiciones. Cuando esto sucede, el beneficiario tiene la obligación de notificar a la Fundación y buscar aprobación previa por escrito para modificar las condiciones de la subvención. Observe que, en general, la Fundación no acepta pedidos para alterar el objetivo básico de una subvención. Los beneficiarios deben consultar con el equipo del programa sobre tales pedidos, pues pueden exigir una revisión y aprobación por parte de la Junta Directiva.
PASOS PARA SOLICITAR MODIFICACIONES
Los pedidos para modificar las subvenciones debe enviarlos un representante autorizado de la organización. (Si el beneficiario es una universidad, la Oficina de Investigación o Subvenciones Patrocinadas y Contratos podrá presentar el pedido.) Los beneficiarios que busquen modificar una subvención primero deben enviar un breve e-mail a un oficial del programa con un resumen de la modificación propuesta. El equipo del programa analizará el pedido de modificación y entrará en contacto con el beneficiario por e-mail para comunicar si aprobaron la modificación solicitada. Si se aprueba la modificación, el beneficiario recibirá una “Carta de modificación de la subvención” o una notificación por e-mail, y cualquier cambio estará incluido en el registro de la subvención en Fluxx.
| TIPO DE CAMBIO | IMPACTO | INCLUIR EN EL PEDIDO POR EMAIL |
|---|---|---|
| Extensión sin costo | Extensión sin costo Se necesita más tiempo para concluir las actividades de la subvención. | 1. La nueva fecha final que solicita 2. Motivo del cambio en el programa/cronograma del proyecto 3. El alcance del trabajo que sucederá durante el período de extensión 4. Si es un trabajo nuevo o el trabajo planificado originalmente 5. El nuevo cronograma, parámetros o productos Los pedidos de extensión no son automáticos y deben ser aprobados por la Fundación. Reiterados pedidos de extensión pueden ser negados. |
| Prorrogación de los plazos de los informes | Si necesita más tiempo para concluir el informe, etc. | Fecha de vencimiento propuesta e incluya la justificación. Si se aprueba, recibirá una notificación por email o una carta de modificación de la subvención. |
| Fecha de pago | Si necesita un pago con más antelación o retraso | Un cronograma de pago revisado acompañado por una breve narrativa que justifique la modificación. Si se aprueba, recibirá una notificación por email o una carta de modificación de la subvención. |
| Modificación del presupuesto | Los ejemplos incluyen, entre otros:
| Si necesita modificar el presupuesto o proponer un uso alternativo de fondos distingo a aquel que se propuso y se aprobó, consulte con el oficial del programa. Modificaciones de más de USD $10.000 en cualquier renglón del presupuesto del proyecto deben ser aprobadas previamente por escrito por la Fundación. Envíe un presupuesto revisado y una breve narrativa con la justificación. Si se aprueba, recibirá una notificación por email o una carta de modificación de la subvención. Las modificaciones presupuestarias NOT incluyen pedidos de fondos adicionales. |
| Alcance del trabajo | Los ejemplos incluyen, entre otros:
| Una descripción narrativa de los cambios propuestos, bien como una justificativa para el alcance modificado del trabajo y un presupuesto modificado que refleje los costos asociados a las nuevas actividades. Si se aprueba, recibirá una notificación por email o una carta de modificación de la subvención. |
| Fondos no utilizados | Los ejemplos incluyen, entre otros:
| Si desea usar los fondos para actividades relacionadas con la subvención aprobada, proporcione una breve descripción narrativa de las actividades y un presupuesto resumido de cómo se usarán los fondos. Si se aprueba, recibirá una notificación por email o una carta de modificación de la subvención. |
| Traspaso de fondos | Si no ha utilizado todos los fondos de un año anterior y necesita traspasar fondos para el año siguiente | Especifique lo siguiente: 1. El monto que no se utilizó 2. Motivo por el cual no se utilizaron los fondos Si se aprueba, recibirá una notificación por email. |
| Otro | Para todas las otras condiciones, entre en contacto con el oficial del programa. |
Preguntas Frecuentes
¿Cómo puedo ingresar a mis datos o mi subvención como beneficiario actual o pasado de la Fundación Tinker?
Si es o fue beneficiario y desea accesar sus registros o a los detalles de su inscripción para la subvención, envíe un e-mail a Grants[@]tinker[punto]org para obtener las credenciales de Login para el portal de subvenciones.
¿Puede nuestra organización tener varias personas con acceso al registro de una subvención?
Si varias personas desean acceder al registro de subvenciones, envíe un correo electrónico a Grants[at]tinker[dot]org con los nombres y correos electrónicos de los usuarios para establecer las credenciales de inicio de sesión para estas personas.
¿Cuáles son nuestras obligaciones cuando se otorga una subvención?
Todas las subvenciones están sujetas al “Contrato de Subvención”. Las condiciones más notables de las subvenciones se destacan en la sección supra.
¿Hay controles específicos que debemos incluir en la evaluación de las actividades del programa para alinear la evaluación de nuestro progreso a sus procesos?
Recomendamos que usted use cualquier medición o indicadores que haya presentado en la propuesta original para enviar los informes a la Fundación Tinker. No es necesario crear una estructura de evaluación específica/nueva para apoyar la subvención, a menos que sea producto de una discusión específica con el oficial del programa.
Si redituamos intereses de nuestros fondos de la subvención, ¿cómo podemos utilizar ese dinero? ¿Podemos distribuirlo libremente en las distintas categorías presupuestarias aprobadas para el programa?
Usted puede distribuir los intereses obtenidos para cualquier renglón existente del presupuesto, bien como para gastos inesperados o no listados, aunque sea parte del proyecto, como tasas bancarias etc. Usted debe demostrar los ingresos adicionales obtenidos en el presupuesto de su proyecto.
¿Qué sucede si no enviamos los informes narrativos y financieros necesarios?
La Fundación enviará avisos de incumplimiento/atraso al beneficiario. Si los intentos continuos de la Fundación para recibir los informes necesarios no dan frutos, la Fundación clausurará la subvención por insatisfactoria. Todos los pagos futuros se suspenderán y la organización ya no podrá recibir más subvenciones de la Fundación.
¿Qué sucede si retrasamos el envío del informe interino?
Si se atrasa con algún informe interino, el próximo pago de la subvención se postergará hasta recibir y aprobar el informe interino.
Tenemos un saldo al final del período de subvención. ¿Cómo debemos proceder?
La Fundación Tinker prefiere que los beneficiarios utilicen la totalidad de recursos de la subvención. No obstante, entendemos que, bajo ciertas circunstancias, los beneficiarios no consiguen hacerlo. Los saldos de la subvención de responsabilidad de gastos que no se hayan utilizados se deben devolver a la Fundación. Todos los demás beneficiarios deben entrar en contacto con la Fundación para determinar un plan de acción adecuado para los fondos restantes.