SUBVENCIONES INSTITUTIONAL
DESCRIPCIÓN GENERAL DE LOS TÉRMINOS Y CONDICIONES DE LA SUBVENCIÓN
INTRODUCCIÓN
Al aprobarse una subvención, el beneficiario recibirá un documento legar vinculante que describe las disposiciones y condiciones de la subvención, es decir, el “contrato de subvención”. Las organizaciones beneficiarias deberán cumplir estas disposiciones. Los beneficiarios podrán presentar sus inquietudes sobre cualquier cláusula que necesiten aclaración. A continuación se encuentran las descripciones generales de las disposiciones y condiciones del contrato de subvención.
Redacción estándar para todos los contratos de subvención
CLASIFICACIÓN FISCAL
La Fundación Tinker generalmente financia las organizaciones públicas de caridad que el Servicio de Impuestos Internos de los Estados Unidos (IRS) clasifica según la Sección 501(c)(3) del Código de Ingresos como organización bajo la Sección 509(a)(1) or 509(a)(2). Al conceder una subvención, la Fundación debe establecer si la organización está exenta de impuestos según la Sección 501(c)(3) del Código de Impuestos Internos. Si el Servicio de Impuestos Internos deroga la exención impositiva de la organización, dicha organización deberá notificárselo inmediatamente a la Fundación.
A las organizaciones de caridad internacionales (u organizaciones que no son 501(c)(3)) se les exigirá que sigan los siguientes procedimientos de responsabilidad de gastos descritos a continuación.
USO DE LOS RECURSOS DE LA SUBVENCIÓN
Propósitos caritativos
Todos los pagos relativos a la subvención serán utilizados por el beneficiario exclusivamente para propósitos caritativos según describe la Sección 501(c)(3) del Código de Impuestos Internos de los Estados Unidos.
Propuesta de proyecto y presupuesto aprobado
Los fondos de la subvención podrán utilizarse exclusivamente según la propuesta del proyecto y presupuesto aprobado. Los fondos de la subvención no pueden usarse como garantía, ni para compensar otra obligación financiera (incluso pagos de intereses para líneas de crédito, o para garantizar o para el servicio de una deuda), ni para cumplir con exigencias de flujo de caja o de gastos generales operativos que no se relaciones con el propósito de la propuesta para la subvención conforme se define en la carta contrato de la subvención.
PAGOS DE LA SUBVENCIÓN
Si la subvención se paga en múltiples cuotas, según especifique el contrato de subvención de la Fundación, o según modificación en correspondencia posterior, regirá lo siguiente: El pago de cada cuota está supeditado a que (i) el beneficiario progrese en la consecución del objetivo de la subvención, según nuestro exclusivo criterio, (ii) el beneficiario cumpla las condiciones de este acuerdo, incluyendo, sin limitaciones, la presentación oportuna de los informes, y (iii) no se produzcan cambios importantes en las operaciones, el personal, el financiamiento, la estructura o la situación fiscal del beneficiario que puedan afectar negativamente su capacidad para llevar a cabo o cumplir el objetivo de la subvención.
REEMBOLSO DE FONDOS
El beneficiario reembolsará sin demora todos los fondos de la subvención que no se hayan utilizado para los fines de la misma o según establezca el presente acuerdo.
REGISTROS CONTABLES
Los beneficiarios deberán conservar los registros contables, detallando todos los ingresos y gastos, durante un mínimo de cuatro años tras la presentación del informe final de la subvención. La Fundación se reserva el derecho de realizar auditorías in situ y externas de los registros relacionados con el uso de los fondos de la subvención. En los casos en que los gastos del beneficiario no sean congruentes con la subvención de la Fundación, ésta se reserva el derecho de solicitar la devolución de los fondos concedidos, desautorizar los gastos o tomar otras medidas correctoras.
MONITOREO Y EVALUACIÓN
La Fundación puede monitorear y evaluar las actividades de la subvención. Esto puede incluir, por ejemplo, visitas del personal de la Fundación, discutir el proyecto y el progreso con el personal del beneficiario, y revisar los registros financieros y otros registros y materiales relacionados con las actividades financiadas por esta subvención. El beneficiario se compromete a cooperar con la Fundación y a proporcionar toda la información que ésta le solicite razonablemente.
ACTIVIDADES PROHIBIDAS
Cabildeo directo/indirecto, propaganda, etc.
Los beneficiarios no utilizarán los fondos distribuidos ni los ingresos de la subvención para hacer propaganda, cabildeo directo o indirecto o intentar incidir o influir en el resultado de alguna elección pública específica, ni para llevar a cabo, directa o indirectamente, ninguna campaña de registro electoral partidista. Sírvase consultar la Vista general de las reglas de cabildeo y de campañas políticas de los Estados Unidos para los beneficiarios para mayor información sobre las definiciones de cabildeo.
Apoyo a la violencia/terrorismo
No se pueden usar los fondos para apoyar la violencia o las actividades relacionadas con el terrorismo Para obtener una lista detallada de las restricciones de los fondos de la subvención, los beneficiarios deben consultar el contrato de subvención. También se exige que los beneficiarios mantengan controles para verificar que el uso de los fondos de la subvención cumpla con las normas y orientaciones promulgadas por la Oficina de Control de Activos Extranjeros de los Estados Unidos.
RECONOCIMIENTO/USO DEL NOMBRE
El beneficiario reconocerá el financiamiento de la Fundación de forma adecuada en todas las publicaciones, comunicados de prensa, charlas, entrevistas, grabaciones de audio, películas/vídeos y otros medios de comunicación y actividades relacionadas o producto de las actividades financiadas por la subvención.
Cualquier otro uso del nombre o del logotipo de la Fundación está sujeto a la aprobación previa por escrito de la Fundación.
La Fundación podrá incluir información relativa a la subvención, incluido el nombre del beneficiario, en su sitio web o en informes públicos periódicos, comunicados de prensa u otros materiales públicos.
DERECHO A DESCONTINUAR LOS FONDOS, DEROGAR PAGOS Y EXIGIR EL REEMBOLSO DE LOS FONDOS NO UTILIZADOS
La Fundación se reserva el derecho de modificar o rescindir la subvención o de retener futuras distribuciones de la misma en cualquier momento si determina que el beneficiario no ha cumplido alguna de las disposiciones del acuerdo o no puede llevar a cabo o lograr el propósito de la subvención. La Fundación también podrá modificar o rescindir la subvención si determina que continuar los pagos de la subvención expondría a la Fundación a responsabilidades civiles o consecuencias fiscales adversas, o sería incompatible con la misión y los valores de la Fundación. En caso de rescisión de la subvención de acuerdo con esta sección, el beneficiario deberá devolver sin demora a la Fundación todos los fondos de la subvención que no hayan sido utilizados.
NOTIFICACIÓN
Notificación de cambios significativos en la organización o el proyecto
Se espera que los beneficiarios informen sin demora a la Fundación de cualquier cambio significativo en el personal del proyecto, la dirección de la organización, la programación o el presupuesto, cuando los cambios se produzcan durante el período de la subvención. También se espera que los beneficiarios informen a la Fundación de la notificación por parte de otro financiador importante de que éste dejará de financiar el proyecto.
Notificación de la situación fiscal o de un cambio en la misma
Se espera que los beneficiarios informen sin demora a la Fundación si se produce algún cambio en su condición de organización caritativa según las leyes de la jurisdicción del beneficiario.
LICENCIAS
A menos que se indique lo contrario en el contrato de subvención, la organización beneficiaria conserva todos los derechos de autor del producto del trabajo creado como resultado de la subvención. Sin embargo, el beneficiario concede a la Fundación una licencia irrevocable, no exclusiva y libre de derechos de autor para utilizar, reproducir y exhibir públicamente todas las publicaciones, estudios, investigaciones y trabajos similares proporcionados por el beneficiario a la Fundación en relación con las actividades financiadas por la subvención (en conjunto, los “trabajos”) únicamente para los fines caritativos de la Fundación (por ejemplo, para destacar el trabajo financiado del beneficiario en el sitio web de la Fundación).
INDEMNIFICACIÓN
El contrato solicita a las organizaciones beneficiarias que defiendan, indemnicen y eximan de responsabilidad a la Fundación Tinker, sus directores, funcionarios, empleados y agentes.
Una mirada más detallada a las directrices del Servicio de Impuestos Internos de los Estados Unidos para el cabildeo y las campañas políticas
La ley tributaria federal de los Estados Unidos prohíbe a las fundaciones privadas clasificadas como 501(c)(3), como la Fundación Tinker (la “Fundación”), realizar actividades de cabildeo o de campañas políticas, dentro del significado del Código de Impuestos Internos (IRS) de los Estados Unidos (el “Código”), y la Fundación no proporciona financiamiento para apoyar esas actividades de campañas políticas o de cabildeo.
La Fundación puede proporcionar apoyo a las organizaciones que participan en otras actividades de promoción y defensa de políticas públicas, conforme lo permite la ley. La Fundación ofrece el siguiente panorama breve de las reglas estadounidenses relacionadas con las actividades de campañas políticas y de cabildeo, pero observe que las reglas son complejas y técnicas, y los beneficiarios deben obtener asesoramiento jurídico para asegurarse que sus actividades acaten las leyes tributarias federales..
¿Qué es la responsabilidad de gastos?
La responsabilidad de gastos es el procedimiento obligatorio a nivel federal que una fundación privada debe seguir para cualquier subvención concedida a una organización que no sea una organización de caridad pública reconocida por el Servicio de Impuestos Internos (IRS). No cumplir esta obligación expone a la fundación y a a la administración a posibles sanciones fiscales. La responsabilidad de gastos consta de cinco pasos:
- Investigación previa a la subvención. Antes de otorgar una subvención, la Fundación Tinker llevará a cabo una investigación razonable del beneficiario para asegurarse de que éste puede realizar la actividad caritativa que se va a financiar. Se reunirán distintos documentos organizativos relacionados con la estructura básica de la organización y su capacidad de seguir y gestionar los fondos de la subvención. Esta información ayudará a realizar la investigación previa a la concesión de la subvención.
- Acuerdo escrito. El beneficiario deberá firmar un acuerdo por escrito con la Fundación en el que se establecen las actividades benéficas específicas que se llevarán a cabo con los fondos concedidos. El acuerdo también deberá contener ciertas limitaciones, tales como la prohibición de utilizar cualquier parte de los fondos para hacer cabildeo. Consulte a continuación las condiciones de la subvención de responsabilidad de gastos para conocer las limitaciones específicas.
- Cuenta separada. A menos que el beneficiario sea otra fundación privada o el equivalente a una fundación privada, el beneficiario deberá establecer una cuenta por separado en su contabilidad para los fondos. Los fondos benéficos no pueden mezclarse con fondos no benéficos. No es necesario abrir una cuenta bancaria por separada para los fondos recibidos de la Fundación. Los beneficiarios deben aplicar los procedimientos contables estándar para mostrar gastos, etc. de los fondos, como por ejemplo, una planilla de cuentas por separado.
- Informes periódicos. El beneficiario deberá presentar informes periódicos de situación (narrativos y financieros) sobre el gasto de los fondos y del progreso realizado hacia el cumplimiento de la finalidad benéfica para la cual se concedieron los fondos. Como mínimo, en el caso de las subvenciones con responsabilidad de gastos, la Fundación Tinker deberá recibir los informes narrativos y financieros anuales a más tardar dos (2) meses después del cierre del ejercicio contable de la organización. Si no se reciben los informes oportunamente, el IRS nos exige retener todo pago futuro (incluidos los fondos asociados a cualquier otra subvención pendiente) hasta que se reciban los informes.
- Informe al IRS en la declaración de impuestos. Al presentar el formulario 990-PF de declaración de impuestos en cualquier año en que se efectúe un pago para una subvención de responsabilidad de gastos, la Fundación Tinker indicará que se han efectuado pagos de responsabilidad de gastos y deberá añadir un anexo al formulario con una breve descripción de cada subvención en la que se indique el beneficiario, el monto, la finalidad benéfica y el estado actual de la subvención.
Términos específicos de la responsabilidad de gastos
El acuerdo de subvención de la fundación contiene estos términos y condiciones adicionales exigidos por la legislación estadounidense para las subvenciones de responsabilidad de gastos.
- Limitación del uso de los fondos de la subvención: Los beneficiarios no emprenderán ninguna actividad con fines distintos a los especificados en la Sección 170(c)(2)(B) del Código (es decir, fines religiosos, caritativos, científicos, literarios o educativos, o la prevención de crueldad contra niños o animales), incluida la obligación de compensar a la fundación por los fondos que no se utilicen para el propósito declarado de la subvención.
- Desvío de los fondos de la subvención:Si los fondos de la subvención se utilizan para fines distintos de los fines benéficos acordados en el contrato de subvención, el IRS lo considera un “desvío” de los fondos de la subvención, y se exige que la Fundación tome todas las medidas razonables y adecuadas para garantizar la recuperación y el restablecimiento de los fondos. Se nos prohíbe realizar más pagos hasta que se hayan recibido garantías adecuadas de que no se producirán futuros desvíos.
- Cuenta bancaria separada: Las cuotas de los fondos de la subvención que reciba el beneficiario deberán mantenerse en un fondo separado dedicado a los fines benéficos descritos en esta carta. Dicho fondo separado puede ser: (1) una cuenta bancaria separada físicamente y limitada para los fines benéficos descritos, o (2) una cuenta contable separada (limitada a los fines benéficos descritos) mantenida como parte de sus registros financieros.
- Subvención de subvenciones: El beneficiario no utilizará ningún monto distribuido al beneficiario ni ningún ingreso resultante para otorgar una subvención a una persona para viajes, estudios u otros fines similares, salvo en cumplimiento de las disposiciones del artículo 4945(d)(3) del Código, ni concederá ninguna subvención a ninguna organización salvo en cumplimiento de las disposiciones del artículo 4945(d)(4) del Código.
- Registros: Los beneficiarios deberán conservar los registros contables, detallando todos los ingresos y gastos, durante un mínimo de cuatro (4) años tras la presentación del informe final de la subvención. La Fundación se reserva el derecho de realizar auditorías in situ y externas de los registros relacionados con el uso de los fondos de la subvención. En los casos en que los gastos del beneficiario no sean congruentes con la subvención de la Fundación, ésta se reserva el derecho de solicitar la devolución de los fondos concedidos, desautorizar los gastos o tomar otras medidas correctoras.
- Gastos de capital: YLa organización beneficiaria no podrá utilizar los fondos de la subvención de responsabilidad de gastos para la compra de equipo pesado para ningún artículo tangible único que tenga una vida útil de más de un año y un valor igual o superior a USD 5.000.
- Presentación de informes: Como mínimo, en el caso de las subvenciones con responsabilidad de gastos, se deben enviar informes narrativos y financieros anuales a más tardar (60) días después del cierre del ejercicio contable de su organización. El informe anual debe cubrir el uso de los fondos de la subvención, el cumplimiento del contrato de subvención, el progreso del beneficiario hacia los propósitos de la subvención y la comparación del presupuesto con los gastos reales del beneficiario, así como cualquier otro requisito de información especificado por la fundación en el acuerdo de subvención. Los informes anuales a la fundación deben cubrir sólo el ejercicio fiscal más reciente de su organización. El informe final a la fundación debe cubrir todo el período de la subvención. Las fechas de vencimiento de los informes anuales y del informe final de responsabilidad de gastos se documentarán en el contrato de subvención. Si no se reciben los informes oportunamente, el Servicio de Impuestos Internos (IRS) nos exige retener todo pago futuro (incluidos los fondos asociados a cualquier otra subvención pendiente) hasta que se reciban los informes.
- Cabildeo: La organización beneficiaria no puede utilizar los fondos de la subvención de responsabilidad de gasto para hacer cabildeo, según la definición del IRS. Consulte la Vista general de las reglas de cabildeo y de campañas políticas de los Estados Unidos para los beneficiarios.
- Devolución de fondos no utilizados: Se exige devolver los fondos no utilizados al final del período de la subvención.
- Intereses devengados por la subvención: Para cada período de presentación de informes, los beneficiarios deben dar cuenta de cómo gastaron o asignaron los ingresos obtenidos de los pagos de la subvención dentro de las categorías presupuestarias aprobadas o proporcionar una explicación por escrito si no se obtuvieron ingresos de los fondos concedidos.